Elektroniczne orzeczenia medycyny pracy od 18 października 2026 r. – nowe obowiązki i praktyczne zasady dla pracodawców
Od 18 października 2026 r. kończy się okres przejściowy dotyczący wystawiania orzeczeń medycyny pracy. Od tej daty lekarze będą co do zasady sporządzać orzeczenia w postaci elektronicznej, a dokumenty będą zapisywane w systemie e-zdrowia.
Dla pracodawców oznacza to przede wszystkim konieczność uporządkowania sposobu otrzymywania, weryfikowania i przechowywania orzeczeń lekarskich. Nie zmieniają się natomiast podstawowe zasady kierowania pracowników na badania profilaktyczne ani obowiązek niedopuszczania do pracy osób bez aktualnego orzeczenia potwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku.
Co dokładnie zmienia się od 18 października?
Czy pracownik musi przekazać orzeczenie pracodawcy?
Czy dokument będzie automatycznie dostępny dla działu kadr?
Co zrobić, jeśli system elektroniczny nie działa?
Wyjaśniamy najważniejsze zagadnienia na podstawie obowiązujących przepisów.
1. Elektroniczne orzeczenia medycyny pracy – skąd wynika obowiązek elektronicznych orzeczeń?
Zmiany wprowadzono rozporządzeniem Ministra Zdrowia z dnia 20 marca 2026 r. zmieniającym rozporządzenie w sprawie przeprowadzania badań lekarskich pracowników, zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w Kodeksie pracy (Dz.U. z 2026 r. poz. 456).
Nowelizacja weszła w życie 17 kwietnia 2026 r., przewidując sześciomiesięczny okres przejściowy.
Data | Co się zmienia? |
17 kwietnia 2026 r. | Wejście w życie nowych przepisów i rozpoczęcie przechodzenia na elektroniczne orzeczenia |
Do 17 października 2026 r. | Możliwość wystawiania orzeczeń zarówno w postaci papierowej, jak i elektronicznej |
18 października 2026 r. | Obowiązkowe stosowanie postaci elektronicznej, z wyjątkami określonymi w przepisach |
Istotne: przepisy dotyczą przede wszystkim sposobu sporządzania i przekazywania orzeczeń. Nie oznaczają wprowadzenia nowego rodzaju badań ani obowiązku ponownego badania wszystkich pracowników.
2. Jakich badań i orzeczeń dotyczą nowe przepisy?
Zmiana obejmuje orzeczenia lekarskie wydawane w związku z profilaktyczną opieką zdrowotną nad pracownikami, w szczególności po:
badaniach wstępnych – wykonywanych przed dopuszczeniem do określonej pracy;
badaniach okresowych – przeprowadzanych w terminach wyznaczonych przez lekarza;
badaniach kontrolnych – wymaganych po niezdolności do pracy spowodowanej chorobą trwającej dłużej niż 30 dni.
Elektroniczna forma dotyczy także określonych orzeczeń wydawanych w szczególnych sytuacjach przewidzianych w prawie pracy, np. związanych ze szkodliwym wpływem pracy na zdrowie, utratą zdolności do wykonywania dotychczasowej pracy lub zagrożeniami dla zdrowia pracownika młodocianego.
Nowa forma dokumentu nie zmienia zasadniczego celu badań: lekarz nadal ocenia, czy stan zdrowia pracownika pozwala na wykonywanie pracy w warunkach opisanych w skierowaniu.
3. Jak będzie wyglądało wystawianie elektronicznego orzeczenia?
Po przeprowadzeniu badania lekarz medycyny pracy sporządzi orzeczenie w postaci elektronicznej. Dokument zostanie zapisany w systemie e-zdrowia jako element elektronicznej dokumentacji medycznej. Pracownik będzie mógł odnaleźć swoje orzeczenie na Internetowym Koncie Pacjenta (IKP), w zakładce:
Dane medyczne → Medycyna pracy.
Z poziomu IKP możliwe będzie pobranie orzeczenia w formacie PDF, a następnie przekazanie go pracodawcy. Pracownik może również poprosić podczas wizyty o wydruk elektronicznego orzeczenia.
Należy jednak rozróżnić trzy kwestie:
Wystawienie orzeczenia – czynność wykonywana przez lekarza.
Udostępnienie dokumentu pracownikowi – między innymi za pośrednictwem IKP.
Przekazanie orzeczenia pracodawcy – czynność realizowana zgodnie z zasadami określonymi w umowie z jednostką medycyny pracy.
Samo zapisanie dokumentu w systemie e-zdrowia nie powinno być utożsamiane z jego skutecznym otrzymaniem przez pracodawcę.
4. Czy pracodawca automatycznie otrzyma orzeczenie?
Zasady przekazywania orzeczeń pracodawcy powinny wynikać z umowy zawartej z podstawową jednostką służby medycyny pracy.
Przed 18 października warto zatem ustalić z placówką medyczną:
W jaki sposób orzeczenia będą przekazywane pracodawcy?
Czy przekazanie będzie odbywało się bezpośrednio przez placówkę, czy z udziałem pracownika?
W jakim terminie dokument będzie udostępniany po zakończeniu badania?
W jaki sposób dział kadr będzie potwierdzał otrzymanie orzeczenia?
Jak postępować w przypadku awarii systemu lub opóźnienia w przekazaniu dokumentu?
Pracownik może pobrać dokument PDF z IKP i przekazać go pracodawcy, ale nie powinno to zastępować odpowiednio zorganizowanego obiegu dokumentów, jeżeli umowa z jednostką medycyny pracy przewiduje inny sposób ich dostarczania.
Praktyczna rekomendacja: warto ustalić jeden podstawowy kanał przekazywania orzeczeń oraz procedurę awaryjną.
5. Czy od 18 października pracodawca ma nowe obowiązki?
Nowelizacja nie wprowadza odrębnego, powszechnego obowiązku sporządzenia dokumentu pod nazwą „Procedura elektronicznych orzeczeń medycyny pracy”.
Nie oznacza to jednak, że pracodawca nie musi niczego zmieniać.
W praktyce konieczne może być dostosowanie dotychczasowych rozwiązań organizacyjnych, aby nadal prawidłowo realizować obowiązki wynikające z Kodeksu pracy.
Najważniejsze z nich to:
Zapewnienie badań profilaktycznych. Pracodawca kieruje pracowników na wymagane badania i ponosi ich koszty na zasadach określonych w przepisach.
Niedopuszczanie do pracy bez aktualnego orzeczenia. Zgodnie z art. 229 § 4 Kodeksu pracy pracodawca nie może dopuścić do pracy pracownika bez aktualnego orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku w warunkach opisanych w skierowaniu.
Prawidłowe prowadzenie dokumentacji pracowniczej. Orzeczenia dotyczące badań profilaktycznych należy przechowywać zgodnie z przepisami dotyczącymi dokumentacji pracowniczej.
Ochrona danych osobowych. Pracodawca powinien zapewnić odpowiednie zabezpieczenie dokumentów oraz ograniczyć dostęp do nich do upoważnionych osób.
Monitorowanie terminów badań. Elektroniczna postać dokumentów nie zwalnia pracodawcy z obowiązku kontrolowania aktualności orzeczeń.
Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów powinno więc polegać na dostosowaniu istniejących procedur, a nie na tworzeniu zbędnej dokumentacji.
6. Czy dotychczasowe papierowe orzeczenia zachowują ważność?
Tak.
Samo wejście obowiązku wystawiania nowych orzeczeń w postaci elektronicznej nie powoduje utraty ważności prawidłowo wydanych wcześniej dokumentów papierowych.
Pracodawca nie musi kierować wszystkich pracowników na ponowne badania tylko dlatego, że w ich aktach osobowych znajdują się orzeczenia papierowe.
Przykład:
Pracownik posiada orzeczenie z badania okresowego wystawione w czerwcu 2026 r., z terminem kolejnego badania wyznaczonym na czerwiec 2028 r.
Jeżeli nie wystąpiły inne okoliczności powodujące konieczność wykonania badań, wejście nowych zasad 18 października 2026 r. nie oznacza obowiązku ponownego skierowania go do lekarza.
Ryzyko organizacyjne: niepotrzebne kierowanie pracowników na dodatkowe badania, generujące koszty i nieobecności.
7. Czy papierowe orzeczenia całkowicie znikną?
Nie.
Od 18 października zasadą będzie postać elektroniczna, jednak przepisy przewidują wyjątki.
Dokument papierowy może być wystawiony między innymi w sytuacjach określonego w przepisach braku dostępu do systemu teleinformatycznego.
Odrębności dotyczą również wskazanych kategorii funkcjonariuszy i żołnierzy zawodowych.
Ponadto wydruk elektronicznego orzeczenia nie jest tym samym co orzeczenie pierwotnie sporządzone w postaci papierowej.
Pracodawca powinien rozróżniać dokument elektroniczny, jego wydruk oraz dokument papierowy wystawiony na podstawie wyjątku przewidzianego przepisami.
W przypadku awarii nie należy automatycznie uznawać, że każdy dowolny dokument papierowy zastępuje prawidłowe orzeczenie lekarskie.
8. Co z ochroną danych osobowych i tajemnicą medyczną?
Cyfryzacja medycyny pracy nie daje pracodawcy prawa do uzyskiwania szczegółowych informacji o stanie zdrowia pracownika.
Pracodawca otrzymuje informacje potrzebne do oceny możliwości wykonywania pracy na określonym stanowisku.
Nie oznacza to prawa dostępu do:
rozpoznań chorób;
szczegółowych wyników badań diagnostycznych;
historii leczenia;
indywidualnych zaleceń prozdrowotnych przeznaczonych wyłącznie dla pracownika.
Nowe przepisy przewidują możliwość przekazywania pracownikowi indywidualnych zaleceń prozdrowotnych, które mogą dotyczyć także pozazawodowych aspektów zdrowia.
Takie zalecenia nie są automatycznie udostępniane pracodawcy.
Jednocześnie lekarz może zawrzeć w orzeczeniu zalecenia dla pracodawcy wynikające z warunków pracy, np. dotyczące dostosowania stanowiska lub stosowania określonych rozwiązań ochronnych.
Ważne: należy odróżnić zalecenia skierowane do pracownika od informacji i zaleceń przeznaczonych dla pracodawcy.
W praktyce firma powinna zweryfikować upoważnienia do przetwarzania dokumentacji, bezpieczeństwo elektronicznych kanałów komunikacji, zasady archiwizacji i dostęp do dokumentów w systemach kadrowych.
9. Jak przechowywać elektroniczne orzeczenia w aktach osobowych?
Elektroniczne orzeczenie nie zwalnia pracodawcy z obowiązku prawidłowego prowadzenia dokumentacji pracowniczej.
Dokumenty związane z badaniami profilaktycznymi należy przechowywać w odpowiednich częściach akt osobowych, zgodnie z rozporządzeniem w sprawie dokumentacji pracowniczej.
Istotne jest zachowanie zasad właściwych dla przyjętej postaci dokumentacji.
Jeżeli pracodawca prowadzi akta osobowe w postaci elektronicznej, powinien stosować wymagania dotyczące elektronicznej dokumentacji pracowniczej.
Jeżeli prowadzi akta papierowe, sposób włączenia dokumentu otrzymanego elektronicznie do akt musi odpowiadać wymaganiom dotyczącym tej postaci dokumentacji.
Nie należy utożsamiać samego wydrukowania pliku PDF z automatycznym spełnieniem wszystkich wymagań dotyczących dokumentacji pracowniczej.
Praktyczna rekomendacja: przed zmianą obiegu orzeczeń warto uzgodnić sposób ich przechowywania z działem kadr oraz osobą odpowiedzialną za dokumentację pracowniczą.
10. Czy zmieniają się zasady wystawiania skierowań na badania?
Obowiązek elektronicznego wystawiania orzeczeń nie oznacza automatycznego zniesienia dotychczasowych zasad sporządzania skierowań.
Pracodawca nadal powinien przekazać lekarzowi prawidłowe informacje o warunkach pracy, w tym o czynnikach niebezpiecznych, szkodliwych i uciążliwych występujących na stanowisku.
W skierowaniu szczególne znaczenie mają informacje o:
czynnikach chemicznych i biologicznych;
hałasie, drganiach i innych czynnikach fizycznych;
sposobie wykonywania pracy;
obciążeniach związanych z organizacją i charakterem pracy;
aktualnych wynikach badań i pomiarów czynników szkodliwych, jeżeli są wymagane i dostępne.
Elektroniczne orzeczenie wydane na podstawie nieprawidłowo przygotowanego skierowania nie rozwiązuje problemu niewłaściwej oceny warunków pracy.
To ważne zagadnienie dla służby BHP, która często współpracuje z działem kadr przy przygotowywaniu skierowań.
11. Najczęstsze błędy, których należy unikać
Błąd 1. Założenie, że wszystkie orzeczenia będą automatycznie dostępne dla pracodawcy.
Należy sprawdzić sposób przekazywania dokumentów wynikający z umowy z jednostką medycyny pracy.
Błąd 2. Kierowanie wszystkich pracowników na ponowne badania.
Nowa postać orzeczeń nie powoduje automatycznej utraty ważności dokumentów papierowych.
Błąd 3. Dopuszczenie pracownika do pracy na podstawie informacji ustnej, że badania zostały wykonane.
Pracodawca powinien dysponować aktualnym orzeczeniem wymaganym przez art. 229 Kodeksu pracy.
Błąd 4. Brak zasad postępowania podczas awarii systemu.
Warto ustalić procedurę z placówką medycyny pracy, uwzględniając wyjątki przewidziane w przepisach.
Błąd 5. Nieprawidłowe przechowywanie plików PDF.
Należy przestrzegać wymagań dotyczących dokumentacji pracowniczej i ochrony danych.
Błąd 6. Żądanie od pracownika pełnej dokumentacji medycznej.
Pracodawca nie uzyskuje takiego uprawnienia na podstawie nowych przepisów.
Błąd 7. Brak aktualizacji procedur kadrowych.
Dotychczasowe rozwiązania oparte na obowiązkowym dostarczaniu papierowych orzeczeń mogą wymagać dostosowania.
Błąd 8. Brak aktualnych informacji o warunkach pracy w skierowaniu.
Forma elektroniczna nie zastępuje prawidłowej identyfikacji narażenia zawodowego.
12. Checklista pracodawcy – przygotowanie do 18 października 2026 r.
Poniższa lista może służyć do przeprowadzenia krótkiego audytu organizacyjnego.
Zweryfikowano umowę z jednostką medycyny pracy.
Ustalono sposób przekazywania elektronicznych orzeczeń pracodawcy.
Wyznaczono osoby odpowiedzialne za odbiór dokumentów.
Określono sposób potwierdzania otrzymania orzeczenia.
Ustalono postępowanie w przypadku opóźnienia lub awarii systemu.
Sprawdzono sposób weryfikacji autentyczności otrzymanych dokumentów.
Dostosowano zasady przechowywania orzeczeń w dokumentacji pracowniczej.
Zweryfikowano zabezpieczenia danych osobowych.
Zaktualizowano instrukcje dla działu kadr i przełożonych.
Poinformowano pracowników o nowym sposobie udostępniania orzeczeń.
Sprawdzono system monitorowania terminów badań okresowych i kontrolnych.
Zweryfikowano prawidłowość sporządzania skierowań na badania.
Ustalono sposób postępowania z zaleceniami zawartymi w orzeczeniu.
Potwierdzono, że pracownicy bez aktualnych orzeczeń nie są dopuszczani do pracy.
Wynik checklisty nie stanowi formalnego potwierdzenia zgodności z przepisami. Pozwala natomiast zidentyfikować najważniejsze luki organizacyjne przed zmianą sposobu wystawiania orzeczeń.
13. FAQ – najczęściej zadawane pytania
Czy pracownik musi mieć Internetowe Konto Pacjenta?
Brak korzystania z IKP nie powinien uniemożliwiać przeprowadzenia badania i wystawienia orzeczenia. IKP jest jednym ze sposobów dostępu do dokumentu. Pracownik może również poprosić o jego wydruk.
Czy pracodawca musi kupić nowy program kadrowy?
Przepisy nie ustanawiają powszechnego obowiązku zakupu określonego programu informatycznego. Firma musi natomiast zapewnić prawidłowy obieg i przechowywanie dokumentacji.
Czy orzeczenie papierowe wydane przed 18 października zachowuje ważność?
Tak, jeżeli zostało prawidłowo wydane i nadal pozostaje aktualne w odniesieniu do wykonywanej pracy.
Czy można dopuścić pracownika do pracy, jeżeli lekarz przeprowadził badanie, ale orzeczenie jeszcze nie dotarło?
Nie należy dopuszczać pracownika do pracy bez aktualnego orzeczenia stwierdzającego brak przeciwwskazań do wykonywania pracy na określonym stanowisku.
Czy pracodawca może otrzymać wyniki badań pracownika?
Co do zasady nie. Pracodawca otrzymuje orzeczenie i przewidziane w nim informacje, a nie pełną dokumentację medyczną.
Czy od 18 października trzeba ponownie wystawić wszystkie skierowania?
Nie. Samo przejście na elektroniczne orzeczenia nie powoduje takiego obowiązku.
Czy elektroniczne orzeczenie można wydrukować?
Tak. Należy jednak rozróżnić wydruk dokumentu elektronicznego od dokumentu pierwotnie wystawionego w postaci papierowej oraz przestrzegać zasad prowadzenia dokumentacji pracowniczej.
Czy nowe przepisy dotyczą także małych przedsiębiorstw?
14. Podsumowanie – co rzeczywiście zmienia się od 18 października?
Najważniejszą zmianą jest przejście na elektroniczną postać nowych orzeczeń medycyny pracy. Dla pracodawcy oznacza to potrzebę uporządkowania obiegu dokumentów, uzgodnienia zasad współpracy z placówką medyczną oraz zapewnienia prawidłowego przechowywania orzeczeń.
Nie zmienia się natomiast podstawowy obowiązek zapewnienia badań profilaktycznych ani zasada niedopuszczania pracownika do pracy bez aktualnego orzeczenia. Warto również pamiętać, że cyfryzacja dokumentacji nie zastępuje rzetelnej oceny warunków pracy, prawidłowego sporządzania skierowań i monitorowania terminów badań.
Dobrze przygotowany pracodawca powinien wiedzieć nie tylko, że elektroniczne orzeczenia medycyny pracy, lecz przede wszystkim: kto je otrzyma, kiedy, w jaki sposób je zweryfikuje i gdzie będzie przechowywane.
Podstawy prawne i źródła
Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, w szczególności art. 229.
Rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 30 maja 1996 r. w sprawie przeprowadzania badań lekarskich pracowników, zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w Kodeksie pracy, z późniejszymi zmianami.
Rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 20 marca 2026 r. zmieniające powyższe rozporządzenie (Dz.U. z 2026 r. poz. 456).
Rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej.
Informacje Centrum e-Zdrowia dotyczące elektronicznych orzeczeń medycyny pracy.
Komunikaty Państwowej Inspekcji Pracy dotyczące zakończenia okresu przejściowego.
Stan prawny: 14 października 2026 r.
PAWLAS BHP – bezpieczeństwo pracy, szkolenia BHP, audyty i profesjonalne wsparcie pracodawców.
